Un Directorio no necesita recibir más información. Necesita recibir la información adecuada para gobernar.
Resumen ejecutivo
En muchas organizaciones existe la creencia de que un Directorio estará mejor preparado mientras más información reciba. Como consecuencia, los directores reciben carpetas de cientos de páginas, múltiples presentaciones y una gran cantidad de indicadores. Paradójicamente, esa abundancia de información no siempre conduce a mejores decisiones.
El problema no suele ser la falta de información, sino la dificultad para identificar aquello que realmente importa.
La función del Directorio no consiste en conocer cada detalle de la operación. Su responsabilidad es comprender el contexto, identificar los riesgos relevantes, evaluar las alternativas estratégicas y supervisar la marcha general de la organización. Para ello necesita información distinta a la que utiliza la administración.
Este artículo analiza qué tipo de información requiere un Directorio efectivo, cuáles son los errores más frecuentes al preparar los reportes y qué prácticas permiten mejorar la calidad de las decisiones.
1. Más información no significa mejores decisiones
Es habitual escuchar que los directores necesitan toda la información disponible para tomar buenas decisiones.
Aunque la afirmación parece razonable, en la práctica rara vez es cierta.
Cuando el volumen de antecedentes aumenta sin una estructura clara, el Directorio dedica más tiempo a revisar documentos que a reflexionar sobre su significado.
La sobrecarga de información genera tres consecuencias negativas.
La primera es que resulta más difícil distinguir lo importante de lo accesorio.
La segunda es que disminuye el tiempo disponible para deliberar.
La tercera es que los directores tienden a concentrarse en aspectos operativos, dejando de lado las cuestiones estratégicas.
La calidad del gobierno mejora cuando la información facilita el juicio, no cuando lo dificulta.
2. El Directorio y la administración necesitan información diferente
Uno de los errores más frecuentes consiste en enviar al Directorio exactamente los mismos informes que utiliza la administración.
Sin embargo, ambos órganos cumplen funciones distintas.
La administración necesita información para ejecutar.
El Directorio necesita información para gobernar.
Por ello, los reportes destinados al Directorio deberían responder preguntas como:
- ¿Qué está cambiando en el entorno?
- ¿Qué riesgos relevantes enfrenta la organización?
- ¿Qué decisiones estratégicas deberán adoptarse próximamente?
- ¿Qué indicadores muestran una desviación significativa?
- ¿Qué oportunidades requieren atención del Directorio?
El foco debe estar puesto en comprender la situación, no en describir exhaustivamente la operación.
3. Las características de una buena información
La información para el Directorio debería cumplir, al menos, siete características.
Ser relevante
Debe contribuir directamente a una decisión o a una responsabilidad del Directorio.
Ser oportuna
Un excelente informe recibido el mismo día de la reunión pierde gran parte de su utilidad.
Ser confiable
La credibilidad de la información constituye un requisito básico para el buen gobierno.
Ser sintética
Resumir no significa simplificar excesivamente.
Significa destacar aquello que realmente merece la atención del Directorio.
Incorporar contexto
Los datos aislados tienen poco valor.
Todo indicador necesita comparaciones, tendencias y explicaciones.
Mirar hacia el futuro
Gran parte de los reportes describen lo ocurrido.
El Directorio también necesita comprender lo que podría ocurrir.
Facilitar decisiones
Cada documento debería ayudar al Directorio a responder una pregunta concreta.
Si un informe no apoya ninguna decisión ni ninguna responsabilidad de gobierno, probablemente no deba formar parte del material de la reunión.
4. Los errores más frecuentes
En la práctica aparecen errores que se repiten en muchas organizaciones.
Exceso de detalle operativo
El Directorio termina revisando asuntos que corresponden a la administración.
Presentaciones demasiado extensas
Cuando la reunión se consume escuchando presentaciones, queda poco espacio para deliberar.
Indicadores sin interpretación
Los números muestran lo que ocurrió.
No explican por qué ocurrió ni qué debería hacerse.
Información exclusivamente financiera
La creación de valor depende también de clientes, personas, innovación, riesgos, reputación y cultura.
Ausencia de escenarios
Las decisiones estratégicas requieren comprender alternativas y posibles consecuencias.
5. El tablero del Directorio
Un Directorio efectivo no necesita cientos de indicadores.
Necesita un conjunto reducido de indicadores verdaderamente estratégicos.
Ese tablero debería permitir responder rápidamente preguntas como:
- ¿Estamos avanzando hacia nuestros objetivos estratégicos?
- ¿Qué riesgos requieren atención inmediata?
- ¿Qué capacidades debemos fortalecer?
- ¿Dónde existen desviaciones significativas?
- ¿Qué decisiones deberá adoptar el Directorio en los próximos meses?
Cuando el tablero responde estas preguntas, el Directorio puede dedicar más tiempo a pensar y menos tiempo a buscar información.
6. La responsabilidad de la administración
Preparar buena información para el Directorio constituye una responsabilidad de la administración.
Pero no consiste únicamente en recopilar datos.
Implica interpretar, sintetizar y destacar aquello que realmente requiere la atención del órgano de gobierno.
Un buen gerente general comprende que el objetivo del reporte no es demostrar cuánto trabajo realizó la organización.
Es ayudar al Directorio a gobernar mejor.
7. La responsabilidad del Directorio
El Directorio también tiene responsabilidades.
Debe definir qué información necesita.
Solicitar mejoras cuando los reportes no cumplen su propósito.
Evitar requerimientos innecesarios.
Y revisar periódicamente si la información recibida sigue siendo útil para las decisiones que debe adoptar.
La calidad de la información no depende exclusivamente de quien la prepara.
También depende de quien la solicita.
Tabla comparativa
| Información para administrar | Información para gobernar |
|---|---|
| Operación diaria | Dirección estratégica |
| Detalle | Síntesis |
| Actividades | Resultados y tendencias |
| Corto plazo | Largo plazo |
| Ejecución | Decisiones |
| Problemas operativos | Riesgos estratégicos |
| Control interno | Creación de valor |
Reflexión para el Directorio
Revise el material recibido para la última reunión.
Pregúntese:
- ¿Qué información fue realmente útil para decidir?
- ¿Qué documentos nadie utilizó durante la discusión?
- ¿Qué información faltó?
Responder estas preguntas permitirá mejorar significativamente la preparación de las próximas reuniones.
Conclusiones
La calidad de las decisiones depende en gran medida de la calidad de la información.
Sin embargo, un Directorio efectivo no necesita recibir más antecedentes.
Necesita información relevante, oportuna, confiable y orientada a las decisiones que corresponden a su rol de gobierno.
Reducir la cantidad de información irrelevante suele aumentar la calidad del debate.
Y mejorar el debate constituye uno de los caminos más directos para fortalecer la efectividad estratégica del Directorio.
Preguntas frecuentes
¿Cuánta información debería recibir un Directorio?
La suficiente para cumplir adecuadamente sus responsabilidades de gobierno, evitando tanto la escasez como la sobrecarga de información.
¿Quién define el contenido de los reportes?
La administración los prepara, pero el Directorio debe definir qué información necesita para gobernar eficazmente.
¿Es conveniente enviar toda la información disponible?
No. La información debe seleccionarse según su utilidad para las decisiones estratégicas y las responsabilidades del Directorio.
¿Qué diferencia existe entre un reporte operativo y uno estratégico?
El reporte operativo describe la ejecución. El estratégico ayuda a comprender tendencias, riesgos, oportunidades y decisiones futuras.
¿Cada cuánto debería revisarse el formato de los reportes?
Al menos una vez al año o cuando cambien significativamente la estrategia, los riesgos o las necesidades del Directorio.
Artículos relacionados
- Cómo toma decisiones un Directorio efectivo
- La calidad del debate: el activo más subestimado de un Directorio
- La efectividad estratégica del Directorio
- El Directorio no administra. Gobierna
- La relación entre Directorio y Gerencia General
Referencias
- OECD. G20/OECD Principles of Corporate Governance (2023).
- ISO 37000. Governance of Organizations.
- IFC. Corporate Governance Progression Matrix.
- NACD. Board Building.
- Bob Tricker. Corporate Governance: Principles, Policies and Practices.