Un Directorio puede declarar que la estrategia es importante. Pero la verdadera prioridad siempre aparece en su agenda.
Resumen ejecutivo
Toda organización tiene prioridades.
Algunas aparecen en el discurso institucional.
Otras en el plan estratégico.
Sin embargo, existe un lugar donde las prioridades reales quedan completamente expuestas: la agenda del Directorio.
Cada punto incorporado a una reunión representa una decisión sobre el uso del tiempo, la atención y la capacidad del órgano de gobierno. Del mismo modo, cada tema que no llega al Directorio refleja una prioridad postergada.
Por esta razón, la agenda constituye mucho más que una lista de asuntos por tratar. Es una expresión concreta de la forma en que el Directorio entiende su rol.
Cuando la mayor parte del tiempo se destina a revisar información operativa, resolver excepciones o aprobar materias administrativas, el Directorio difícilmente podrá desarrollar una mirada estratégica.
La efectividad del Directorio comienza mucho antes de la reunión.
Comienza cuando se diseña su agenda.
1. La agenda nunca es neutra
Muchas organizaciones preparan la agenda pocos días antes de cada sesión.
Normalmente se construye a partir de los temas pendientes, las solicitudes de la administración y las materias que requieren aprobación.
Este procedimiento parece razonable.
Sin embargo, genera un efecto poco visible.
La agenda termina organizada por la urgencia.
No por la importancia.
Con el tiempo, el Directorio comienza a reaccionar permanentemente al presente.
Y pierde capacidad para construir el futuro.
2. El tiempo es el recurso más escaso del Directorio
Una reunión mensual de cuatro horas representa menos de cincuenta horas de trabajo colectivo al año.
Eso significa que el Directorio dispone de un recurso extremadamente limitado.
Cada hora dedicada a un tema operativo es una hora que deja de destinarse a estrategia, riesgos, talento o innovación.
Por ello, la principal pregunta no es:
¿Qué temas debemos incorporar?
La pregunta correcta es:
¿Qué temas ya no deberían llegar al Directorio?
3. La agenda como herramienta de gobierno
Una buena agenda no organiza solamente reuniones.
Organiza la atención del Directorio.
Debe asegurar que exista espacio suficiente para discutir los temas que realmente condicionan el futuro de la organización.
Entre ellos:
- evolución de la estrategia;
- riesgos emergentes;
- desempeño del Gerente General;
- sucesión;
- talento ejecutivo;
- sostenibilidad financiera;
- innovación;
- cambios del entorno.
Cuando estos temas aparecen solo ocasionalmente, el Directorio comienza a perder capacidad de anticipación.
4. La tiranía de la operación
Uno de los fenómenos más frecuentes es la expansión gradual de los asuntos operativos.
Cada excepción parece justificar algunos minutos.
Cada presentación incorpora nuevos antecedentes.
Cada informe agrega más indicadores.
Ninguno de estos temas parece especialmente problemático.
El problema aparece cuando se observan en conjunto.
La operación comienza a ocupar el espacio que antes pertenecía a la estrategia.
Y el cambio suele producirse de manera casi imperceptible.
5. Diseñar una agenda anual
Los Directorios más efectivos no diseñan únicamente la agenda de la próxima reunión.
Diseñan la agenda del año.
Definen con anticipación cuándo discutirán:
- estrategia;
- presupuesto;
- riesgos;
- talento;
- sucesión;
- evaluación del Directorio;
- revisión del entorno.
Esta planificación reduce el riesgo de que los temas estratégicos sean desplazados por las urgencias del momento.
6. Las preguntas que nunca deberían faltar
Más importante que los documentos son las preguntas.
Una buena agenda incorpora explícitamente espacios para reflexionar sobre cuestiones como:
- ¿Qué cambió desde la última reunión?
- ¿Qué riesgos nuevos enfrentamos?
- ¿Qué decisiones estratégicas deberemos tomar durante los próximos meses?
- ¿Qué estamos dejando de observar?
- ¿Qué conversaciones estamos postergando?
Estas preguntas mantienen vivo el pensamiento estratégico del Directorio.
7. Una agenda también puede evaluarse
La agenda constituye uno de los mejores indicadores del rol efectivo del Directorio.
Basta revisar las actas de los últimos doce meses.
Clasificar cada tema.
Calcular cuánto tiempo se dedicó a:
- estrategia;
- supervisión;
- operación;
- cumplimiento;
- desarrollo del propio Directorio.
Los resultados suelen ser reveladores.
Con frecuencia muestran una diferencia importante entre las prioridades declaradas y las prioridades reales.
Tabla comparativa
| Agenda reactiva | Agenda estratégica |
|---|---|
| Se construye por urgencias | Se diseña por prioridades |
| Predominan temas operativos | Predominan temas estratégicos |
| Reacciona al presente | Prepara el futuro |
| Informa | Genera deliberación |
| Cambia permanentemente | Sigue una planificación anual |
Reflexión para el Directorio
Revise las actas del último año.
Sume las horas dedicadas a cada categoría de temas.
Después responda una sola pregunta.
¿La distribución del tiempo refleja realmente los desafíos estratégicos que enfrenta hoy la organización?
En muchos Directorios, esa respuesta constituye el diagnóstico más preciso de su nivel de efectividad.
Conclusiones
La agenda del Directorio no es un documento administrativo.
Es una herramienta de gobierno.
Determina dónde se concentrará la atención colectiva, qué conversaciones tendrán lugar y cuáles quedarán pendientes.
Modificar la agenda no garantiza mejores decisiones.
Pero resulta muy difícil que un Directorio tome mejores decisiones sin modificar antes la forma en que organiza su tiempo.
Por ello, una agenda bien diseñada constituye uno de los instrumentos más simples y, al mismo tiempo, más poderosos para fortalecer la efectividad estratégica del Directorio.
Preguntas frecuentes
¿Quién debería definir la agenda del Directorio?
Habitualmente el Presidente, en coordinación con el Gerente General y el secretario del Directorio. Sin embargo, todos los directores deberían poder proponer temas relevantes.
¿Con qué frecuencia debería revisarse la agenda anual?
Al menos una vez al año y cada vez que cambien significativamente los desafíos estratégicos de la organización.
¿Cuánto tiempo debería dedicar un Directorio a la estrategia?
No existe una regla universal, pero los Directorios más efectivos reservan deliberadamente espacios suficientes para analizar el futuro y no solo el desempeño pasado.
¿Cómo se relaciona la agenda con el Modelo EGD™?
La agenda constituye uno de los indicadores más visibles de la dimensión Rol y responsabilidades, ya que refleja cómo el Directorio distribuye su atención y ejerce su función de gobierno.
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Referencias
- OECD. G20/OECD Principles of Corporate Governance (2023).
- ISO 37000. Governance of Organizations.
- Bob Tricker. Corporate Governance: Principles, Policies and Practices.
- Ram Charan, Dennis Carey y Michael Useem. Boards That Lead.